Respuesta corta: una devolución es cuando el pagador no recibe la cuenta para revisarla y la regresa completa. Una glosa es cuando sí la revisa y no está de acuerdo con una parte o con todo lo cobrado. Las dos cuestan tiempo y cartera, y muchas de sus causas se pueden encontrar antes de radicar.
¿Qué es una devolución?
Es la no aceptación de la factura completa. El pagador la regresa sin entrar a revisar el detalle de los servicios, porque algo impide tramitarla: por ejemplo, que no le corresponda pagarla, que falte un soporte que debía acompañarla o que ya se haya radicado antes.
La cuenta vuelve entera. Hay que corregir lo que causó la devolución y radicar de nuevo, y mientras tanto ese dinero no avanza en la cartera.
¿Qué es una glosa?
Es una no conformidad que el pagador encuentra al revisar la cuenta. Puede afectar una parte o la totalidad de lo facturado: una tarifa que no coincide con el contrato, una cantidad mayor a la autorizada, un servicio que no tiene soporte o que no era pertinente.
La glosa se responde: la IPS acepta, aclara o sustenta, dentro de los plazos y el procedimiento que define la norma.
¿Cuál es la diferencia práctica para el área de facturación?
- Momento: la devolución ocurre antes de revisar el contenido; la glosa, durante la revisión.
- Alcance: la devolución regresa la factura completa; la glosa puede ser parcial o total.
- Qué sigue: la devolución se corrige y se vuelve a radicar; la glosa se responde.
¿Dónde se le están devolviendo las cuentas? El autodiagnóstico toma tres minutos y le muestra en pantalla los puntos del proceso donde una cuenta puede volver: hacer el autodiagnóstico.
¿Por qué una cuenta vuelve?
Las causas cambian según el pagador y el contrato, pero en la práctica se repiten unas pocas preguntas que la cuenta no pudo responder:
- Autorización: ¿estaba vigente en la fecha de atención y cubre ese servicio y esa cantidad?
- Soportes: ¿van todos los que pide el acuerdo con el pagador?
- Tarifa: ¿se facturó con el contrato que aplicaba en la fecha del servicio?
- Datos del usuario: ¿coinciden con la base del pagador?
- RIPS y factura: ¿cuentan la misma historia en servicios, fechas y valores?
- Duplicado: ¿ese servicio ya se había cobrado?
¿Qué revisar antes de radicar?
La revisión que más rinde es la que se hace antes de que la cuenta salga. Tres hábitos ayudan con cualquier herramienta:
- Cruzar cada cuenta contra su autorización y su contrato antes de radicar, no después de la respuesta del pagador.
- Llevar registro de por qué volvió cada cuenta, para saber qué causa se repite.
- Saber dónde está cada cuenta y cuánto plazo le queda.
Revise su propio proceso
El autodiagnóstico toma tres minutos y le muestra dónde se le puede devolver o glosar una cuenta antes de radicarla. No pide datos para ver el resultado: hacer el autodiagnóstico.
Lectura relacionada: Glosa evitable: cuentas que vuelven y sus respuestas.
Este contenido es informativo. Los plazos, causales y procedimientos aplicables son los de la norma vigente y los de cada contrato con el pagador.
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